Ta reda på hur fysiska event har förändrats sedan pandemin och hur du bäst organiserar dem idag.
Efter nästan två års uppehåll, på grund av pandemin och de restriktioner som följde, är fysiska event äntligen tillbaka! Längtan efter att träffas och umgås med kollegorna är stor efter en lång period av distansarbete. Trots detta är, enligt en marknadsundersökning som utförts av EventMB, endast 18 % av evenemangsarrangörerna redo för en återgång till fysiska event, och resterande beskriver sig fortfarande som osäkra inför framtiden.
Det är faktiskt inte möjligt att eliminera den risk och osäkerhet som pandemin medfört. Även om det är möjligt att förbereda sig på bästa möjliga sätt för att hantera eventuella utbrott. Låt oss ta en titt på de bästa metoderna för att organisera fysiska event för företag 2022.
Steg 1: Välj rätt plats
Att välja rätt lokal är aldrig lätt, men det är viktigt att välja en plats som får dina gäster att känna sig trygga och som bjuder in dem att delta. Sök efter en lokal som har både inomhus- och utomhusdel så att deltagarna kan dela upp sig mellan de två områdena och njuta av utomhusmiljön, särskilt när det är varmt väder.
Gör en inspektion för att se till att den angivna kapaciteten är riktig. Var noga med att det finns plats för alla gäster att kunna hålla ett bra avstånd till varandra. När det gäller slutna utrymmen är det viktigt att kontrollera att ventilationssystemet håller måttet och att utrymmena städas på rätt sätt.
Sök en plats som är flexibel i fråga om avtal, både när det gäller avbokning och eventuell händelse av att evenemanget ställs in. Om vi har lärt oss något av pandemin är det att omständigheterna, och de restriktioner som införs, kan förändras från ett ögonblick till ett annat.
Steg 2: Sätt människan i centrum
Vi är inte alla lika och det är aldrig lätt att tillgodose behoven hos en grupp människor. Under de senaste åren har vanorna förändrats och många har ändrat sin livsstil i en hälsosammare riktning. Ta hänsyn till detta när du väljer cateringföretag och informera dig i förväg om dina gästers matval så att erbjudandet passar alla smaker och behov.
Gör ditt evenemang så digitalt som möjligt genom att välja en strategi utan beröringspunkter. Då kan deltagarna känna sig mer säkra på att delta i aktiviteter och kan njuta av evenemanget full ut.
Steg 3: Ge evenemanget ett mervärde
På senare tid har vi blivit vana vid att delta i digitala evenemang och möten, därför kan det vara svårt att helt plötsligt övertyga människor om att delta på plats. Vi vet dock att deras närvaro är en viktig faktor när det gäller att hantera budgeten, samt beräkna avkastningen på företagsevenemanget.
Se till att ditt evenemang har ett mervärde och fokusera på aktiviteter och tjänster som bara kan upplevas om man deltar på live. För att uppfylla förväntningarna måste evenemang på plats främja nätverkande och skapa situationer för konversationer mellan gästerna. Det är något som vanligtvis saknas i digitala evenemang. Gör tid i schemat för dialog och samarbete, t.ex. workshops, rundabordssamtal och kaffepauser i lokaler som främjar socialisering.
Steg 4: Investera i kommunikation
Tydlig och målinriktad kommunikation är det bästa sättet att skapa intresse kring ditt evenemang. På så vis försäkrar du också deltagarna om vad de kan förvänta sig från eventet. Håll de inbjudna ständigt uppdaterade om eventuella programändringar och ge dem all information de behöver för att kunna ta sig till evenemanget på ett säkert sätt. Ha alla nödvändiga certifieringar för att folk skall kunna delta.
Använd sociala medier för att publicera innehåll som är engagerande. Skapa en gemenskap kring evenemanget så att folk blir ännu mer lockade att delta. Håll kontakten med deltagarna före, under och efter evenemanget. Erbjud gärna något mer personligt och spännande än en bara en enkel inbjudan och ett utvärderingsmail efter eventet. Använd dagens teknik till din fördel. Se till att innehållet även kan användas efter evenemanget, så att det fortsätter över tid.
Om du följer dessa tips kommer ditt företagsevenemang att bli en succé! Organisationsfasen kan vara komplex och svår att hantera: Därför skapade vi Kampaay, en plattform som hjälper dig att organisera dina företagsevenemang. Med bara några få klick skapar du ditt leveransklara evenemang, på mindre än 15 minuter!