Lyckas med företagets julfest: Skriv en välkomnande inbjudan!

Julbordssäsongen närmar sig med stormsteg - och om du inte redan gjort det är det hög tid att skicka ut inbjudan till årets julfest!

Julfesten med jobbet är faktiskt ett evenemang som, precis som alla andra, måste planeras in i minsta detalj för att bli lyckat. Om det är välorganiserat kan det bli en mycket värdefull källa till socialt umgänge, men risken finns att de anställda uppfattar julfesten som ännu en uppgift (förhoppningsvis den sista för året!) som måste bockas av.

Tvärtom ska en julfest skapa den magiska känsla av gemenskap som är typisk för julen och stärka banden mellan kollegorna.

Grunden för detta läggs dock i ett mycket tidigare skede, i festplaneringsfasen, när du måste välja exakt vilken typ av evenemang du vill arrangera, men också vad du ska skriva i inbjudningarna.
‍

Vad ska du skriva i inbjudningskortet?

Inbjudan till ett företagsevent är lite som evenemangets visitkort, och av dess utformning bör de framtida gästerna kunna få en ganska bra uppfattning om vilken typ av fest som planeras.
‍

Val av ton

Det allra första steget, innan vi bestämmer vad vi ska skriva i inbjudningsbrevet, är att välja tonfallet i vår inbjudan.

Om vi till exempel är ett litet företag kan en informell inbjudan med en ledig och lekfull ton vara en effektiv lösning och ge en känsla av förtrogenhet. 

Är det däremot ett större företag med en mer formell kultur som organiserar evenemanget är det bättre att välja ett kort som återspeglar dessa värderingar.

I det första fallet bör man därför ge grönt ljus för användningen av "du" och vardaglig ton, medan det i det andra fallet kan vara lämpligare att tilltala de anställda med "ni" och hålla en viss respektfull distans.
‍

När ska du skicka inbjudan?

Det svåraste med timing när det gäller att skicka ut inbjudningar till företagets julmiddag är... att ha rätt timing!

Helst bör man undvika att skicka dem för tidigt (kanske undvik att prata om jul redan i september!), men att skicka inbjudningar för nära det valda datumet är inte heller någon bra idé.

Hemligheten? Skicka inbjudan cirka 10 veckor före företagsevenemanget, så att gästerna har tillräckligt med tid att vänja sig vid idén.

På så sätt kan man också uppskatta antalet deltagare och tillhandahålla lämpliga lösningar och matalternativ för allas behov, inklusive gäster som är vegetarianer/veganer, allergiska eller intoleranta mot vissa livsmedel.

I detta avseende kan formatet "Spara datumet" (save the date) vara användbart, där gästerna varmt uppmanas av företaget att ringa in datumet i kalendern för att fokusera på det i god tid.
‍

Datum och tid för julmiddagen

Datum och tid är självklart mycket viktig praktisk information för att se till att dina kollegor är tillgängliga för julfesten... och framför allt för att förhindra att de hittar ursäkter i sista minuten för att inte delta.

I tveksamma fall är det bättre att vara exakt: När det gäller datumet är det alltid en bra idé att även ange vilken veckodag evenemanget ska äga rum.

Det är till exempel effektivare att skriva att evenemanget kommer att äga rum fredagen den 18 december än att bara ange dag och månad.
‍

Plats för middag

Att ange platsen för middagen är ett annat viktigt steg för att säkerställa rätt "förberedelser" för gästerna, som också kan bestämma sin klädsel i god tid.

Om vi i förväg vet att kvällen kommer att äga rum både utomhus och inomhus, kommer våra klädval naturligtvis att ta hänsyn till kallare temperaturer... och kanske väljer vi en lite annorlunda klädsel än vad vi skulle ha valt till exempel för en middag i en varm inomhusmiljö.

‍

Tema för evenemanget

Det finns många olika typer av företagsevenemang, och även om vi redan vet att det blir en middag kan det göra stor skillnad att definiera sammanhanget och detaljerna för evenemanget i förväg.

Det är därför viktigt att fråga sig vilken grad av formalitet vi vill ge evenemanget, bestämma antalet rätter och återigen ställa frågor om deltagarnas önskemål, både när det gäller mat och annat.

‍

Klädkod för evenemanget

När det gäller klädsel har du två alternativ: Antingen ger du dina gäster total frihet att uttrycka sig eller så ger du dem mer eller mindre strikta gränser att respektera.

Vid en något mer formell företagsfest kan det till exempel handla om att "standardisera" deltagarnas utseende, medan klädkoden vid en mer avslappnad fest (och kanske till och med en temafest) kan vara en nödvändig information för att evenemanget ska gå smidigt och gästerna ska känna sig bekväma!

‍

Exempel på inbjudningar till julfester för företag

Ett exempel på en inbjudan? Du får två!

Om det är fråga om en formell fest kan ett kort till deltagarna se ut så här:

"Kära Markus,
Vi på företag X har nöjet att meddela att du återigen har blivit inbjuden till vår företagsfest med jultema i år.
‍
Evenemanget kommer att äga rum i vår pittoreska lokal påDrottninggatag 12 kl. 19.00, måndagen den 19 december 2022. Vi rekommenderar en elegant klädkod.

Med vänliga hälsningar,
Företag X"

Om det däremot rör sig om ett mer kreativt och avslappnat evenemang föreslår vi att inbjudan utformas på ett mer vänligt och vardagligt sätt: 

"Hej Markus, om några veckor kommer ett fruktansvärt brott att äga rum och du är den enda person som kan hjälpa oss att kasta ljus över mysteriet. I samband med vår julfest bjuder vi in dig till ett mycket exklusivt teambuilding-evenemang: En middag med mordgåta! Vi ser fram emot att träffa dig måndagen den 19 december 2022 kl. 19.00 på Drottninggatan 12.

Vi ses snart!
Företag X".

‍

Marknadsför din företagsmiddag 

Som nämnts ovan är formatet "Spara datumet" en mycket effektiv strategi för att förbereda den kommande företagsfesten.

Förutom pappersinbjudningar kan du också välja att marknadsföra evenemanget via sociala medier och e-post, vilka är mycket användbara verktyg om du bestämmer dig för att skapa en hashtag av festen när evenemanget är över.

I det här fallet är en bra tumregel att ta ett stort antal foton och videor under evenemangets gång: På så sätt får vi en stor mängd innehåll som vi kan engagera gästerna med även efter evenemanget, kanske för att få dem att le när de kommer tillbaka från julledigheten!

Om våra råd om hur man organiserar den perfekta julfesten har varit till nytta för dig och du ser fram emot att organisera din egen, men också om du tror att du kan behöva mer hjälp, tveka inte att kontakta oss: Vi på Kampaay ger dig en offert på bara femton minuter och dessutom hjälper vi dig genom hela planeringsprocessen.

‍