Lyckas med företagets julfest: Skriv en välkomnande inbjudan!

Ta reda på hur du skriver ett välkomnande inbjudningskort till företagets julfest!

Julbordssäsongen närmar sig med stormsteg - och om du inte redan gjort det är det hög tid att skicka ut inbjudan till årets julfest!
‍

Julfester och julbord med jobbet är evenemang som, precis som alla andra, måste planeras in i minsta detalj för att bli lyckat. Om det är välorganiserat kan det bli en mycket värdefull källa till socialt umgänge, men risken finns att de anställda uppfattar julfesten med jobbet som ännu en uppgift (förhoppningsvis den sista för året!) som måste bockas av.
‍

Tvärtom ska en julfest skapa den magiska känsla av gemenskap som är typisk för julen och stärka banden mellan kollegorna.
‍

Grunden till detta läggs dock i ett mycket tidigare skede, i festplaneringsfasen, när du måste välja exakt vilken typ av evenemang du vill arrangera, men också vad du ska skriva i event inbjudan.

‍

Vad ska du skriva i inbjudningskortet?

Festinbjudan är lite som evenemangets visitkort, och av dess utformning bör de framtida gästerna kunna få en ganska bra uppfattning om vilken typ av fest som planeras. På inbjudan ska givetvis det självklara som tid, datum och plats nämnas men det är även ett ypperligt tillfälle att på inbjudningskortet få in något som återspeglar företaget. Här kan det handla om ett visst tema, dekorationer och helt enkelt stilen på inbjudan. 

‍

Val av ton‍

Det allra första steget, innan vi bestämmer vad vi ska skriva i inbjudningsbrevet, är att välja tonfallet i vår inbjudan. Hur kommunicerar företaget i vanliga fall med de anställda? Det kan du ha i åtanke om du vill matcha företagets normala ton med inbjudningarna. 
‍

Om vi till exempel är ett litet företag kan en informell inbjudan med en ledig och lekfull ton vara en effektiv lösning och ge en känsla av förtrogenhet. 
‍

Är det däremot ett större företag med en mer formell kultur som organiserar evenemanget är det bättre att välja ett kort som återspeglar dessa värderingar.
‍

I det första fallet bör det därför ge grönt ljus för användningen av "du" och vardaglig ton, medan det i det andra fallet kan vara lämpligare att tilltala de anställda med "ni" och hålla en viss respektfull distans.

‍

När ska du skicka inbjudan?

Det svåraste med timing när det gäller att skicka ut inbjudningar till företagets julmiddag är... att ha rätt timing!
‍

Helst bör man undvika att skicka dem för tidigt (kanske undvik att prata om jul redan i september!), men att skicka inbjudningar för nära det valda datumet är inte heller någon bra idé. Hemligheten? Skicka inbjudan till festen cirka 10 veckor före företagsevenemanget, så att gästerna har tillräckligt med tid att vänja sig vid idén.
‍

På så sätt kan man också uppskatta antalet deltagare och tillhandahålla lämpliga lösningar och matalternativ för allas behov, inklusive gäster som är vegetarianer/veganer, allergiska eller intoleranta mot vissa livsmedel.
‍

I detta avseende kan formatet "Spara datumet" (save the date) vara användbart, där gästerna varmt uppmanas av företaget att ringa in datumet i kalendern för att fokusera på det i god tid.

‍

Datum och tid för julmiddagen

Datum och tid är självklart mycket viktig praktisk information för att se till att dina kollegor är tillgängliga för julfesten... och framför allt för att förhindra att de hittar ursäkter i sista minuten för att inte delta.
‍

I tveksamma fall är det bättre att vara exakt: När det gäller datumet är det alltid en bra idé att även ange vilken veckodag evenemanget ska äga rum.
‍

Det är till exempel effektivare att skriva att evenemanget kommer att äga rum fredagen den 18 december än att bara ange dag och månad.
‍

Att hitta ett datum som passar så många som möjligt är långt ifrån en enkel uppgift, dock finns det plattformar utformade till just detta ändamål. Plattformen som Kampaay erbjuder ger möjligheten till en delad kalender där alla administratörer enkelt och smidigt kan se alla tillgängliga datum och utgående från det välja det perfekta datumet för julfesten. 

‍

Plats för middag

När datumet är spikat för julfesten är det dags att börja planera det roliga: maten, lokalen och underhållningen. Om man ordnar julfesten på kontoret eller i en lokal går det utmärkt att beställa catering med mat anpassad för så många som möjligt. Ordnar man däremot en julfest i mindre skala går det utmärkt att boka ett långbord på en restaurang eller varför inte boka julbord.
‍

Att ange platsen för middagen är ett annat viktigt steg för att säkerställa rätt "förberedelser" för gästerna, som också kan bestämma sin klädsel i god tid.
‍

Att hitta den perfekta platsen eller lokalen för julfesten är ett viktigt steg i planeringen eftersom rätt lokal kommer göra julfesten till en oförglömlig kväll för alla inbjudna. Antingen ordnar man festen på en och samma plats, men varför inte slå på stort och hyr två lokaler. En plats för välkomstdrink och middag, varpå ni sedan tar er vidare till en ny lokal för kvällens och nattens festligheter. Oavsett lokal ska man ha dekorationer, underhållning och tema i åtanke, som en röd tråd. 
‍

Om vi i förväg vet att kvällen kommer att äga rum både utomhus och inomhus, kommer våra klädval naturligtvis att ta hänsyn till kallare temperaturer... och kanske väljer vi en lite annorlunda klädsel än vad vi skulle ha valt till exempel för en middag i en varm inomhusmiljö.

‍

Tema för evenemanget

Trots att julen i sig kan vara temat för julfesten, är det möjligt att göra kvällen lite roligare genom ett ännu mer specifikt tema. Här är det fritt fram att låta fantasin flöda och kanske vill du ordna en julfest som är en maskerad, har ett musiktema eller varför inte en cowboyfest. 

När temat är bestämt finns den röda tråden att utgå från, även när det kommer till dekorationer av bord, lokal och inbjudningskort. 

‍

Klädkod för evenemanget

När det gäller kläder till julfest har du två alternativ: Antingen ger du dina gäster total frihet att uttrycka sig genom valfri klädsel, eller så ger du dem mer eller mindre strikta gränser att respektera genom att lägga till en klädkod på inbjudan. Väljer du att inkludera en klädkod är det vanligaste black tie eller business casual. 

Vid en något mer formell företagsfest kan det till exempel handla om att "standardisera" deltagarnas utseende, medan klädkoden vid en mer avslappnad fest (och kanske till och med en temafest som kanske julbords klädsel) kan vara en nödvändig information för att evenemanget ska gå smidigt och gästerna ska känna sig bekväma!

‍

Exempel på inbjudningar till julfester för företag

Ett exempel på inbjudan till julfest? Du får två som du kan använda som mall för inbjudan till fest!
‍

Om det är fråga om en formell fest kan ett kort till deltagarna se ut så här:

"Kära Markus,

Vi på företag X har nöjet att meddela att du återigen har blivit inbjuden till vår företagsfest med jultema i år.‍

Evenemanget äger rum i vår pittoreska lokal på Drottninggatan 12 kl. 19.00, måndagen den 19 december 2022. Vi rekommenderar en elegant klädkod.

Med vänliga hälsningar,

Företag X"

‍

Om det däremot rör sig om ett mer kreativt och avslappnat evenemang föreslår vi att inbjudan utformas på ett mer vänligt och vardagligt sätt: 

"Hej Markus, om några veckor kommer ett fruktansvärt brott att äga rum och du är den enda person som kan hjälpa oss att kasta ljus över mysteriet". I samband med vår julfest bjuder vi in dig till ett mycket exklusivt teambuilding-evenemang: En middag med mordgåta! Vi ser fram emot att träffa dig måndag den 19 december 2022 kl. 19.00 på Drottninggatan 12.

Vi ses snart!

Företag X".

‍

Marknadsför din företagsmiddag

Som nämnts ovan är formatet "Spara datumet" en mycket effektiv strategi för att förbereda den kommande företagsfesten.

Förutom pappersinbjudningar kan du också välja att marknadsföra evenemanget via sociala medier och e-post, vilka är mycket användbara verktyg om du bestämmer dig för att skapa en hashtag av festen när evenemanget är över. 

I det här fallet är en bra tumregel att ta ett stort antal foton och videor under evenemangets gång för att sedan använda en valfri hashtag och dela bilderna på sociala medier. På inbjudan eller evenemanget går det utmärkt att även inkludera festens hashtag, så att även gästerna under kvällens gång kan publicera bilder. 

På så sätt fås en stort mängd innehåll som vi kan engagera gästerna både under och efter evenemanget, kanske för att få dem att le när de kommer tillbaka från julledigheten!

Om våra råd om hur du organiserar den perfekta julfesten har varit till nytta för dig och du ser fram emot att organisera din egen, men också om du tror att du kan behöva mer hjälp, finns vi här för dig och ditt företag: Vi på Kampaay ger dig en offert på bara femton minuter och dessutom hjälper vi dig genom hela planeringsprocessen.

Kontakta oss för att planera och skapa vinterns mest oförglömliga julfest.