E-postmarknadsföring för evenemang: Hur du skickar ut inbjudan till ditt event

Få reda på hur du skapar och skickar ut en iögonfallande och lyckad inbjudan till ditt företagsevenemang.

‍Oavsett om det sker personligen eller digitalt avgörs evenemangets framgång av deltagandet. Men hur gör du ditt evenemang så attraktivt som möjligt så att de inbjudna vill delta?

Svaret ligger i en stark och gedigen strategi för marknadsföring via e-post som börjar med inbjudan vilket är viktigt för att utöka publiken, särskilt när det gäller digitala evenemang.

Här är några tips om hur du skapar och skickar ut din inbjudan.

‍

Sändlistan

Den potentiella deltagaren är som en konsument med höga förväntningar och har ofta en rad olika evenemang att välja mellan, så det är mycket viktigt att fånga hens uppmärksamhet från första stund. Hur gör man det? Genom att utnyttja potentialen i email marknadsföring på bästa sätt!

Vad innebär egentligen e-postmarknadsföring? Jo, e-postmarknadsföring är helt enkelt en form av digital marknadsföring som används för att stärka lojaliteten både hos befintliga men även potentiella kunder som ingår i många företags marknadsföringsstrategier. Marknadsföring via e-postmeddelande är fortfarande relevant idag enligt Prnews. 

‍Enligt en rapport från Mailchimp öppnas mer än 20 % av e-postmeddelandena i evenemangssektionen och den genomsnittliga klickfrekvensen är högre än för en Google-annons. En strategi för e-postmarknadsföring är också mycket mer kostnadseffektiv samt kostar betydligt mindre än en Google Ads-kampanj, och om den hanteras på rätt sätt kan den ge goda resultat.

Det första steget är att skapa en e-postlista för evenemanget, en avgörande och mycket viktig fas för att evenemanget ska lyckas. Men hur samlar du in kontaktuppgifter från dina gäster? Ett snabbt och enkelt sätt är att använda din webbplats och bjuda in människor som besöker din webbplats att anmäla sig till ett nyhetsbrev eller ladda ner en gratis e-bok.

‍

Anpassa meddelandet‍

Utskickslistan måste återspegla målgruppen, men det betyder inte nödvändigtvis att samma budskap måste skickas till alla inbjudna. Genom att faktiskt detektera sin målgrupp kommer chanserna för en lyckad e-postkampanj vara betydligt större, medan marknadsföring riktad till fel målgrupp slösar din dyrbara tid.

Med en personlig inbjudan fångar du mottagarens uppmärksamhet från den första meningen vilket inte bara skapar värde i meddelandet, utan en första relation. Om du inte har tillräckligt med information om mottagaren, kan du börja med att lägga till namnet i den inledande hälsningen och göra öppningsfrasen personlig. När den potentiella kunden faktiskt känner sig som en person och inte ett nummer i mängden ökar chansen för affär markant. 

Innehållet i e-postmeddelandet

E-postens ämnesrad är det första som möter mottagaren. Den måste vara kort, locka till sig mottagaren och få honom eller henne att öppna e-postmeddelandet. Det är mycket viktigt att ange namnet på det företag som organiserar evenemanget och att inte använda ett alltför "spamliknande" språk, vilket skulle kunna leda till att mottagaren raderar e-postmeddelandet. Var uppmärksam på e-postmeddelandets estetik, som i så stor utsträckning som möjligt ska återspegla webbplatsens utseende och vara i linje med innehållet. Några exempel på hur ämnesraden kan se ut:  

• "Lyft ditt företag till nya höjder: Anmäl dig till vårt företagsevenemang!"
• "Skräddarsydda lösningar för din verksamhet”
• "Nätverka, lär, upplev: Anmäl dig hos oss nu!"

Oavsett val av ämnesrad är det viktigt att man tänker till och håller ämnet relevant till resterande information i meddelandet. Att testa olika titlar och be efter feedback från kollegor är den bästa idéen för att få fram den bästa titeln. Innan det är dags för kampanjen att faktiskt gå live lönar det sig att utföra en A/B-testning, vilket statistiskt bevisar vilken e-postkampanj som kommer ge mest framgång.

Det finns flera verktyg och plattformar för att marknadsföra event som du kan använda för detta ändamål, till exempel Mailchimp eller HubSpot. Kom ihåg att vara tydlig i ditt meddelande och att inkludera all nödvändig information om evenemanget. 

Plats, tid och program för dagen eller evenemanget, och vid behov ska du även ange vilken klädkod som krävs. Detta är information som givetvis varierar beroende på vilket typ av företagsevenemang du ordnar. På en teambuildingdag kan tiderna och valet av kläder vara mer avslappnat, medan man vill att allting ska sitta perfekt då man ordnar ett event i säljande syfte.

I innehållet rekommenderas det även att inkludera förkortningen RSVP, och om du inte vet vad RSVP betyder är det helt enkelt en förkortning som på svenska betyder “var snäll och svara”. 

‍

Timing

Nu när vi har skrivit vårt e-postmeddelande och definierat målgruppen måste vi bestämma när vi ska skicka det till de inbjudna. Även här är tidpunkten avgörande och beror på typen av evenemang och deltagarna. Om evenemanget är ett personligt evenemang, oavsett om de potentiella inbjudna befinner sig i olika geografiska områden eller i närheten av platsen, är det lämpligt att skicka inbjudan några veckor i förväg, så att alla kan ställa sig till förfogande.

För digitala evenemang, t.ex. webbinarium och konferenser med direktsändning, är det lämpligt att fastställa ett antal e-postmeddelanden som ska skickas och hur ofta de ska skickas. Det första e-postmeddelandet fungerar som en teaser och, när det gäller betalda evenemang, kan det vara användbart för att informera om tidiga anmälningar och rabatter. Det andra e-postmeddelandet är en påminnelse med lite mer information om evenemanget och slutligen, några dagar före evenemangets datum, ett sista bekräftelsemail innan det är dags.

När det gäller evenemang som är begränsade till ett litet antal deltagare är det mycket viktigt att i förväg (i så stor utsträckning som möjligt) känna till vidhäftningarna. En elegant RSVP är också bra när det gäller digitala inbjudningar. En artig förfrågan om bekräftelse är lika viktig som att veta det faktiska antalet deltagare i förväg.

‍

Sociala Medier

Sociala medier kan vara mycket användbara för att marknadsföra ett evenemang, oavsett om det är fysiskt eller digitalt. Men var noga med att använda de olika sociala kanalerna på rätt sätt. För storskaliga offentliga evenemang är till exempel Facebook det lämpligaste alternativet. Linkedin kommer att vara användbart för företagsevenemang, och på Instagram kan du använda hashtaggen för evenemanget för att skapa en riktig gemenskap och sedan samla in alla foton och inlägg från deltagarna.

Nu när du vet hur du bjuder in folk till ditt evenemang, är allt du behöver göra att organisera det!

‍

Efter denna djupdykning i e-postmarknadsföring till företag hoppas vi på Kampaay att du nu fått en tydligare inblick i vad du ska tänka på då du skickar ut en digital inbjudan, marknadsföring online eller helt enkelt fått e-postmarknadsförings tips. Dels ska man detektera sin målgrupp, skriva ett lockande mail med en ännu mer lockande titel och använda sig av marknadsföring via sociala medier. Efter ett slutfört evenemang är det att rekommendera att faktiskt analysera eventet och spara listan på de inbjudna, eftersom den informationen även är användningsbar till nästa event. 

Dock finns det många aspekter att ta i beaktande när man ska planera ett oförglömligt företagsevenemang och därför vill vi på Kampaay hjälpa dig. Kontakta oss redan idag för att snabbt, enkelt och smidigt styra upp ett företagsevent.