E-postmarknadsföring för evenemang: Hur du skickar ut inbjudan till ditt event

Få reda på hur du skapar och skickar ut en iögonfallande och lyckad inbjudan till ditt företagsevenemang.

Oavsett om det sker personligen eller digitalt avgörs evenemangets framgång av deltagandet. Men hur gör du ditt evenemang så attraktivt som möjligt så att de inbjudna vill delta?

Svaret ligger i en stark och gedigen strategi för e-postmarknadsföring som börjar med inbjudan vilket är viktigt för att utöka publiken, särskilt när det gäller digitala evenemang.

Här är några tips om hur du skapar och skickar ut din inbjudan.

‍

Sändlistan

Den potentiella deltagaren är som en konsument med höga förväntningar och har ofta en rad olika evenemang att välja mellan, så det är mycket viktigt att fånga hens uppmärksamhet från första stund. Hur gör man det? Genom att utnyttja potentialen i e-postmarknadsföring på bästa sätt!

Enligt en rapport från Mailchimp öppnas mer än 20 % av e-postmeddelandena i evenemangssektionen och den genomsnittliga klickfrekvensen är högre än för en Google-annons. En strategi för e-postmarknadsföring är också mycket mer kostnadseffektiv samt kostar betydligt mindre än en Google Ads-kampanj, och om den hanteras på rätt sätt kan den ge goda resultat.

Det första steget är att skapa en e-postlista för evenemanget, en avgörande och mycket viktig fas för att evenemanget ska lyckas. Men hur samlar du in kontaktuppgifter från dina gäster? Ett snabbt och enkelt sätt är att använda din webbplats och bjuda in människor som besöker din webbplats att anmäla sig till ett nyhetsbrev eller ladda ner en gratis e-bok.

‍

Anpassa meddelandet

Utskickslistan måste återspegla målgruppen, men det betyder inte nödvändigtvis att samma budskap måste skickas till alla inbjudna. Genom att göra inbjudan personlig kan du fånga mottagarens uppmärksamhet och skapa en första relation.

Om du inte har tillräckligt med information om mottagaren, kan du börja med att lägga till namnet i den inledande hälsningen och göra öppningsfrasen personlig.

‍

Innehållet i e-postmeddelandet

E-postens ämnesrad är det första som möter mottagaren. Den måste vara kort, locka till sig mottagaren och få honom eller henne att öppna e-postmeddelandet. Det är mycket viktigt att ange namnet på det företag som organiserar evenemanget och att inte använda ett alltför "spamliknande" språk, vilket skulle kunna leda till att mottagaren raderar e-postmeddelandet. Var uppmärksam på e-postmeddelandets estetik, som i så stor utsträckning som möjligt ska återspegla webbplatsens utseende och vara i linje med innehållet.

Det finns flera verktyg och plattformar för e-postmarknadsföring som du kan använda för detta ändamål, till exempel Mailchimp eller HubSpot. Kom ihåg att vara tydlig i ditt meddelande och att inkludera all nödvändig information om evenemanget. Plats, tid och program för dagen eller evenemanget, och vid behov ska du även ange vilken klädkod som krävs.

‍

Timing

Nu när vi har skrivit vårt e-postmeddelande och definierat målgruppen måste vi bestämma när vi ska skicka det till de inbjudna. Även här är tidpunkten avgörande och beror på typen av evenemang och deltagarna. Om evenemanget är ett personligt evenemang, oavsett om de potentiella inbjudna befinner sig i olika geografiska områden eller i närheten av platsen, är det lämpligt att skicka inbjudan några veckor i förväg, så att alla kan ställa sig till förfogande.

För digitala evenemang, t.ex. webbinarium och konferenser med direktsändning, är det lämpligt att fastställa ett antal e-postmeddelanden som ska skickas och hur ofta de ska skickas. Det första e-postmeddelandet fungerar som en teaser och, när det gäller betalda evenemang, kan det vara användbart för att informera om tidiga anmälningar och rabatter. Det andra e-postmeddelandet är en påminnelse med lite mer information om evenemanget och slutligen, några dagar före evenemangets datum, ett sista bekräftelsemail innan det är dags.

När det gäller evenemang som är begränsade till ett litet antal deltagare är det mycket viktigt att i förväg (i så stor utsträckning som möjligt) känna till vidhäftningarna. En elegant RSVP är också bra när det gäller digitala inbjudningar. En artig förfrågan om bekräftelse är lika viktig som att veta det faktiska antalet deltagare i förväg.

‍

Sociala medier

Sociala medier kan vara mycket användbara för att marknadsföra ett evenemang, oavsett om det är fysiskt eller digitalt. Men var noga med att använda de olika sociala kanalerna på rätt sätt. För storskaliga offentliga evenemang är till exempel Facebook det lämpligaste alternativet. Linkedin kommer att vara användbart för företagsevenemang, och på Instagram kan du använda hashtaggen för evenemanget för att skapa en riktig gemenskap och sedan samla in alla foton och inlägg från deltagarna.

Nu när du vet hur du bjuder in folk till ditt evenemang, är allt du behöver göra att organisera det!

‍