Digitala event: en praktisk guide för företag i 2022

Digitalt trevligt-att-träffas-evenemang: vad är det och vad kännetecknar det

Vi slår vad! Under perioden 2020-2021 deltog du i minst ett digitalt event. Det kan ha varit ett företagsmöte, ett webbinarium eller en konferens, men en sak är säker: evenemangsbranschen har genomgått en otrolig förändring tack vare framväxten av digitala events. 

‍

I ett digitalt evenemang interagerar deltagarna i en digital miljö online, till skillnad mot ett fysiskt sammanhang. Denna typ av evenemang har, särskilt under de senaste två åren, lyckats övervinna många utmaningar och begränsningar (särskilt när det gäller utrymme) med fängslande och personliga upplevelser fulla av engagemang och interaktion som ger en helt annan känsla än fysiska evenemang. Låt oss undersöka detta närmre.

Det finns olika slags digitala evenemang: exempel, typer och skillnader

Under de senaste månaderna har du kanske börjat fundera på hur du ska arrangera ditt digitala företagsevenemang. Du har troligen upptäckt att det finns många olika typer av digitala event, som vi kan dela in i olika kategorier:

‍

- Utbildning: Här hittar du utbildningskurser och webbinarier. Dessa event kännetecknas av en stark utbildningskaraktär och är ofta en blandning av presentationer, särskilt förberett innehåll, frågestunder för att underlätta diskussionen mellan talaren (eller läraren) och publiken, men också undersökningar och övningar i realtid. Enligt bloggen Markletic, är det 80% av alla som deltar i digitala evenemang som gör det i utbildningssyfte.

‍

- Företag: Dessa omfattas av affärsmöten, kickoffer, konferenser eller mässor. Ofta byggda efter ett speciellt ändamål, är målet med dessa event är att föra samman ett internt team, stärka varumärkets rykte, lansera en förhandsvisning av en produkt eller bygga nätverk.  

‍

- Underhållning: Det här är den kategori som du kan hitta massor av inspiration i om du letar efter idéer för digitala företagsevenemang. Några exempel? Föreställ dig en digital julmiddag som för alla distansanställda till samma bord, ett escape room där teamet kan uppleva ett äventyr eller teambuilding för att öka sammahållningen på din arbetsplats.

‍

Dessa typer av digitala evenemang har tre saker gemensamt: innehåll (innehållets värde), deltagande (interaktion och engagemang) och data (mätbara värden) - tre aspekter som skiljer sig avsevärt mellan onlineupplevelsen till den fysiska upplevelsen.

Digitala vs. fysiska event: de största skillnaderna

Funderar du på att arrangera ett event och vet fortfarande inte om du ska göra det i ett online- eller liveformat?

‍

För att göra det enklare för dig kommer här några exempel:

‍

- Lokal och resa: i det fysiska formatet är festlokalen en av de första sakerna att fundera på; i ett digitalt event ersätts de av en onlinemiljö på en plattform vilken likt lokalen behöver vara anpassad till målet och meningen med evenemanget.

‍

- Personal och assistans: vid ett fysiskt event är dessa centrala delar för att få allt att gå ihop på plats; vid det digitala formatet kan det istället handla om en eventledare som ser till att plattformen är i enlighet med eventets mål (utbildning, nätverkande, underhållning); 

‍

‍

- Personal och stöd: personalen är en nyckelkomponent för att samordna platsen och evenemangstillfället; i det virtuella formatet kan det vara en direktör som strukturerar plattformen i enlighet med programmets olika moment (utbildning, underhållning, nätverkande);

‍

- Mat och dryck: i den fysiska versionen av eventet ordnas maten av en cateringfirma, i den digitala versionen arrangeras istället ett kit som skickas hem till varje deltagares hem;

‍

- Underhållning: en aspekt som skiljer sig totalt vid ett fysiskt evenemang (med artister och liveakter) och ett digitalt. Vid ett digitalt evenemang är innehållet hörnstenen: det formar hela eventet. Det kan handla om imponerande presentationer och engagerande diskussioner skräddarsydda för deltagarna eller till och med en how-to för att få ut det mesta av upplevelsen.

‍

Anledningarna till att anordna en företagsfest eller ett evenemang, oavsett om det sker live eller digitalt, är i princip desamma: att förmedla företagets budskap, att få in nya kunder, att skapa en långsiktig relation med kunderna och för att stärka relationerna med de anställda. 

Att organisera ett digitalt evenemang: fördelar, utmaningar och svårigheter

Om du är i processen av att skapa en marknadsföringsstrategi för det kommande året har du säkert insett att det är mycket fördelaktigt att organisera digitala evenemang. Vi insåg själva, efter att ha undersökt mer än 100 företag, hur onlineformatet bokstavligen talat räddade evenemangsstrategin för så många företag under pandemin.

‍

Här är de största fördelarna (och utmaningarna!) med ett digitalt event:

‍

- Större publik och större tillgänglighet: Det digitala eventet är i sig väldigt inkluderande, det har få gränser och bjuder in alla. Dessutom kan du på ett enkelt sätt fånga upp nya målgrupper utöver din vanliga publik. En undersökning av Bizzabo visar att 80% av arrangörerna har nått ut till fler människor;

‍

- Mer hållbart (ekonomiskt och miljömässigt): Ett virtuellt evenemang kostar i genomsnitt 75% mindre än ett fysiskt evenemang. Detta gör det möjligt att investera i fler prestigefyllda deltagare och talare samt att öka företagets miljömedvetenhet genom att minska miljöpåverkan genom färre resor;

‍

- Stor tillgång till data: Den största fördelen jämfört med fysiska möten är mätbarheten med siffror och data. Detta är det enda sättet att verifiera hur evenemangets framgång och ROI (Return on Investment) samt att ta vara på information som ska lagras i CRM (Customer Relationship Management) för att stärka och förbättra kundrelationer.

‍

Att organisera ett digitalt företagsevenemang kommer dock även innebära vissa utmaningar: problem med plattformen (enligt Markletic upplever 38% av arrangörerna på dessa utmaningar), stress på grund av för brett innehåll, växlande uppmärksamhet och engagemang samt okoordinerad kommunikation. Digitala evenemang kan dock erbjuda en aldrig tidigare skådad personlig upplevelse (det är det elementet med de största förväntningarna från deltagarna, enligt Bizzabo) - tack vare specifika verktyg och plattformar.

Planera ett digitalt evenemang: guide till nödvändiga verktyg och plattformar

Att planera ett företagsevenemang är ett tidskrävande moment. Även om det “bara” är en videokonferens är det nödvändigt att kunna behärska olika verktyg och plattformar.

‍

Några av de verktyg/kompetenser du behöver:

‍

- En landningssida: grundläggande för att marknadsföra och kommunicera eventets värde. Ska innehålla programmet, talare, moderatorer och sponsorer och även ha svar på vanliga frågor samt en inbjudan till registrering.

‍

- Ett verktyg för att hantera prenumerationer: det behöver vara enkelt, responsivt för olika digitala enheter och användarvänligt. Det behöver även kunna samla in användbar data för kundprofilering och framtida “retargeting”.

‍

- En strategi för e-postmarknadsföring: e-post är det bästa sättet att kommunicera med deltagare eller potentiella kunder innan evenemanget. En väl genomtänkt strategi ökar antalet registreringar och förmedlar rätt information.

‍

- Ett verktyg för att samla in feedback: väldigt viktigt för att samla in reaktioner i stundens hetta. Vårt råd är att förbereda en liten enkät som återger det digitala eventet men samtidigt samlar in viktiga åsikter och data.

‍

När det gäller plattformar, kommer du märka att många alternativ kommer att ge dig fantastiska insikter, idéer och trender för digitala företagsevenemang. Enligt Markletic hade 78% av företagen som använde en dedikerad plattform för ett digitalt event en positiv ROI som resultat.

‍

Här är de mest väsentliga:

‍

- Plattformar för planering av digitala event: effektivisera bokningsprocessen genom att se alla alternativ för digitala företagsevenemang. Plattformen kommer även underlätta kontakten med leverantörer och sammansättningen av tjänster. Det bästa av allt är att det minskar stressen för dig som planerar eventet.

‍

‍

- Nätverksplattformar: perfekt om du letar efter en programvara som hjälper till att föreslå kontakter och föra samman deltagare som kan passa din bransch eller verksamhet. En sak är säker: hjälp underlättar alltid för att föra samman människor och starta en dialog.

‍

- Plattformar för att öka engagemang: en av de största utmaningarna med ett digitalt evenemang är att se till att alla deltar aktivt. Dessa plattformar hjälper till med att öka engagemanget genom frågesporter, tävlingar, en hashtag för sociala kanaler eller genom att bidra med extra innehåll (om eventet till exempel gäller lanseringen av en produkt)

‍

KPI:er, ROI och sponsorer för digitala evenemang: vad de är och varför är de dina bästa vänner

Ett digitalt event rimmar med mått (data/analys). Denna typ av evenemang är helt mätbart och låter dig beräkna framgång men också generera leads och vinst. Låt oss förtydliga denna aspekt genom 3 mycket viktiga termer.

KPI

Med denna term menar vi de nyckeltal (Key Performance Indicators) som kan analyseras. Om framgången för ett fysiskt evenemang bestäms av antalet deltagare, kan vi för digitala evenemang eller företagsevenemang som hålls online även analysera många andra mätvärden.

Exempel på mätvärden: faktiskt deltagande under hela evenemanget, interaktion i chatt och realtidsundersökningar, engagemang på plattformen (kommentarer, frågor, gillamarkeringar) eller anslutningstid, feedback efter evenemanget och svar på undersökningar, eller interaktioner med evenemangens marknadsföringskanaler (sociala medier, nyhetsbrev, sponsringskampanjer).

‍

ROI

‍Ett litet nödvändigt antagande: KPI:erna skiljer sig mycket från sektor till sektor och kommer att variera beroende på målen, ett centralt element som avgör ROI (Return on Investment) på den digitala händelsen.

ROI-beräkningen undersöker fyra huvudpunkter: marknadsförings- och marknadsföringsstrategin; allmänhetens engagemang; effekten av sessioner och innehåll; uppföljanded av sponsorer. För att beräkna ROI för ett digitalt event måste du jämföra fördelarna med evenemanget och de kostnader eller investeringar som behövs. Enligt forskning av Markletic, hävdar över 33% av marknadsansvariga att en genomsnittlig kostnad per digitalt evenemang är mellan 500$ och 1000$.

‍

Sponsorer

‍När du budgeterar för ett virtuellt evenemang eller företagsevent vet alla planerare att det är bra att involvera sponsorer. Enligt undersökningar av EventMB, menar 23 % av marknadsförare att sponsorer är den den huvudsakliga inkomstkällan för ett evenemang.

Sponsorer lockas till ett digitalt evenemang för dess möjlighet att nå en större publik och få kreativ exponering: på evenemangets landningssida, under evenemangets gång, genom ett eventuellt kit som ska levereras till varje deltagares hem eller i banderoller på virtuella platser med hög trafik (väntrum eller loungerum på plattformen till exempel).

‍

Kommunikation vid ett digitalt event: våra tips för att involvera dina gäster från start

När du organiserar ett digitalt företagsevent går mycket av arbetet ut på att definiera marknadsförings- och kampanjstrategin runt det. Markletic menar att den här fasen tar mellan 3 och 6 veckor att genomföra, och American Express betonar att gästernas är avgörande  hur denna fas innebär 3 till 6 veckors arbete och American Express belyser hur gästernas engagemang är fundamentalt för 54% av arrangörer, vilka anser att det egentligen är mycket viktigare än själva upplägget för evenemanget (även när gäller en enkel after work).

‍

Här kommer 3 tips för att kommunicera ditt digitala evenemang på bästa sätt:

‍

Gör om din kommunikationsstil helt och hållet

Under pandemin skrev många företag om sin strategi helt och hållet. Och inte nog med det, de förändrade också sitt sätt att kommunicera, särskilt om det gäller ett online event och de vill förmedla ett effektivt budskap för det “nya normala” som pandemin har medfört. Kort sagt, se detta som år noll och bygg upp din marknadsstrategi på nytt.

‍

Skapa en sammanhängande och klar bild

När det gäller digitala evenemang som konferenser och webbseminarier är den grafiska aspekten viktig. Se till att estetiken är konsekvent och sammanhängande med ditt varumärke samt att den är tilltalande i alla kontaktpunkter: från affischen för ditt onlinevenemang till banners för sponsorer, bakgrundsbilder som eventets talare använder samt i presentationmaterial eller guider med kompletterande information.

‍

Ge tydlig information

För att få en känsla av mindre avstånd mellan publik och arrangörer vid ett digitalt evenemang rekommenderar vi att du ägnar extra tid till att säkerhetsställa att allt informativt innehåll är korrekt, som t.ex. vanliga frågor och svar, e-postinbjudningar till ditt företagsevenemnag, eventuella rabatter samt påminnelser och meddelanden om programändringar. Dina deltagare kommer att tacka dig.

Slutsatser

Efter pandemiperioden 2020-2022 står det klart att digitala företagsevenemang inte bara är en trend utan en ny normalitet som är här för att stanna. Naturligtvis kommer fysiska möten inte att försvinna, men digitala events har visat sig vara flexibla, kreativa och fördelaktiga, men utöver det har de också lyckats skapa ett band mellan eventets deltagare och etablerat sig som ett självklart val för de första stadierna om medvetenhet och engagemang i den så kallade konverteringstratten (conversion funnel). 

Allt som återstår är att se hur de kommer att utvecklas i framtiden. Vi är nyfikna, är du?

‍

Utmaningarna och möjligheterna som kan uppstå vid ett digitalt företagsevent är många. Tekniken och verktygen utvecklas ständigt. Vi på Kampaay är ett exempel på detta. Kampaay är en innovativ “event-as-a-service”-plattform för digitala, fysiska och hybrida företagsevenemang. Kampaay underlättar bokningsprocessen för evenemang genom ett onlinebokninssystem som förenklar varje steg samtidigt som det är snabbt, enkelt och pålitligt.

‍

Oavsett vilket typ av digitala evenemang du vill arrangera (webbinarium, konferens, teambuuilding, affärslunch, personalmöte), kommer vi att vara din enda samarbetspartner: säg adjö till rundor av e-postmeddelanden med tusentals leverantörer! Välj bara datum, antal deltagare samt format på eventet. På 15 minuter anpassar du ditt event helt utifrån dina behov och önskemål.